Comment gérer mon temps ?

TO DO LIST INFINI

Entrepreneur, sais-tu comment gérer ton temps ?

Il est venu le temps de souffler deux minutes… Faites-vous partie de ces personnes qui travaillent à leur compte (ou en devenir) et qui ne trouvent pas le temps pour accomplir leur “to do list”, parfois aussi remplie qu’une liste de course ?

Prenez ces quelques minutes en ma compagnie, car il est probable que le moment “investi” dans la lecture de cet article soit rentabilisé dans les prochaines semaines !

Vous ne l’avez sans doute pas remarqué mais cet article aurait dû paraître il y a déjà plusieurs semaines. Je suis donc bien en retard par rapport aux prévisions que je m’étais fixées…

• Avais-je mal organisé mon agenda ?

• La charge de travail à venir était-elle sous-estimée?

• N’avais-je tout simplement plus le temps de faire tout ce qui était prévu ?

Dans ce cas-là, c’est à cause d’un incident personnel que je n’ai pas pu tenir mes engagements, avec moi-même, concernant la publication de cet article. Pourtant, cela aurait pu être dû à bien d’autres raisons: procrastination, fixement des priorités, autres tâches à réaliser, ou imprévus en tout genre.

Prenons ce moment ensemble afin d’aborder une problématique clé de tout(e) entrepreneur(e) et futur(e) gestionnaire d’une société : la gestion de son capital temps !

Je ne sais pas quoi faire ! J'ai trop à faire.

L’une des questions les plus récurrentes de mes clients lors de la réalisation des business plan est la suivante : “

J’ai mon idée ou mon projet mais je ne sais pas quoi entreprendre ensuite. Cela fait x mois que je suis sur ce travail mais je ne sais désormais plus où donner de la tête”.

En effet, lancer un business comprend beaucoup d’étapes avec des tâches longues, parfois fastidieuses selon notre expérience et le domaine concerné et souvent sous-estimées par la plupart des nouveaux entrepreneurs.

Il faut ensuite respecter des délais, ce qui effraient et peut nous faire perdre nos moyens. C’est ainsi que nous devenons moins efficaces et que nous gâchons du temps…

Pour la plupart des projets ou activités professionnelles, il faut s’occuper de la logistique, créer un site internet, gérer au moins un réseau social, préparer des commandes, s’occuper des factures, des comptes et des salaires, remplir des documents administratifs et j’en passe !

Il est extrêmement fréquent de se retrouver dans des situations où le temps semble manquer cruellement pour arriver au bout de nos tâches.

Cette problématique vient du fait que, lorsque vous montez votre propre activité, vous allez devoir gérer TOUS les aspects d’une entreprise. Alors comment faire, surtout si vous n’êtes pas expert(e) de chacun de ces domaines (ce qui est naturellement normal)?

Des méthodes de planification, il y en a beaucoup : listes des tâches du projet, diagrammes de Gantt, logiciels ou applications en tout genre, il y en a de toutes les formes et de toutes les couleurs.

Ce qu’elles ont en commun, c’est d’avoir une vision plus globale de nos tâches et cela, de manière visuelle.

La première étape consiste à lister vos objectifs principaux et stratégiques.

• Parfois, il est pertinent de les séparer d’après le court, le moyen ou le long terme.
  

• C’est ensuite un travail de décomposition en tâches pour atteindre ces objectifs. Vous aurez alors une vision de ce qui est urgent / important / à effectuer plus tard / optionnel pour cette semaine selon la séquence et selon la priorité sur laquelle vous êtes : le court, le moyen ou le long terme.
  

La planification est la clé

Priorisez ensuite les tâches

Une fois que cette vision de la montagne à escalader se dresse devant vous, il n’est pas anodin de voir la charge de travail qu’elles impliquent et de commencer à stresser. Pourtant, en les prenant une à une, cela semblera plus atteignable.

C’est pour cette raison qu’il faut ensuite ajouter des priorités selon trois facteurs : l’urgence, l’importance et la possibilité de la déléguer ou non.

C’est le principe même de la matrice de gestion du temps d’Eisenhower.

En fonction de l’endroit où la tâche est placée sur la matrice, il faudra la traiter différemment. Lorsque l’importance et l’urgence sont élevées, elle doit être faite en priorité alors qu’à l’inverse, si l’importance et l’urgence est basse, elle peut simplement être mise de côté.

À vous de déterminer ces facteurs pour vous faciliter la vie au maximum.

Votre priorité dépend de votre situation

En fonction du type de métier, du secteur, du projet et de bien d’autres paramètres, les étapes et leur réalisation ne seront pas les mêmes…et c’est ok !

Prenez un instant pour bien définir vos tâches et leurs délais en gardant en tête votre propre situation et les contraintes actuelles auxquelles vous faites face :

“Actuellement, ai-je besoin de plus de trésorerie, de temps, de nouveaux clients, d'être quelqu’un de plus productif, ou tout simplement de réduire mes coûts de fabrication ? ”.

Valoriser son temps est crucial: prenons l’exemple du ménage.

Si je m’en occupe moi-même, c’est une économie financière à court terme mais est-ce rentable pour le business que je ne peux pas développer pendant que je nettoie mon salon et ma cuisine ?

Serait-ce plus intéressant de payer pour que quelqu’un s’adonne à cette tâche ménagère à ma place ?

Il n’y a pas de réponse toute faite, cela dépendra de nombreux facteurs et c’est à vous de prendre la décision qui vous conviendra le mieux.

En résumé

Peu importe la technique de planification que vous utiliserez à l’avenir, l’important est de savoir avec quoi commencer et de trouver un certain équilibre entre le court, le moyen et le long terme.

C’est en mettant un pas devant l’autre que votre projet prendra forme et aura le succès souhaité.

D’ailleurs, n’hésitez pas à ajouter un temps de “sécurité” à chacune de vos tâches, afin de prendre de court les imprévus : car même en ayant (presque) tout planifié, des incidents déroutants peuvent faire leur apparition.

C’est le risque du métier ! C’est seulement après un certain temps et une certaine maîtrise de chaque tâche que vous saurez précisément anticiper la charge de travail réellement nécessaire.

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